Direct cost analysis for 32,783 samples with preanalytical phase errors

OBJECTIVE: Errors in the laboratory process often occur in the preanalytical phase (PA). The study aims to calculate the direct cost elements of PA errors, including material, logistics, transfer, personnel workforce, and medical waste.
METHODS: Medical laboratory PA phase errors were retrospectively reviewed using the Laboratory Information Management System. We evaluated the whole 2019 laboratory data of the 836-bed Health Sciences University Umraniye Training and Research Hospital (UTRH). We assessed the direct cost elements of PA errors, such as those related to material, logistics, transfer, human resources, and waste. We performed the procedure for both samples analyzed in the hospital and transferred to the central laboratory.
RESULTS: We analyzed 1,939,650 patient samples and 46,534,532 parameters studied in 2019 for UTRH. The rates for rejected tests and rejected samples (tube) for UTRH were noted as 0.32% and 1.7%, respectively. The total direct cost for PA errors was TRY 438,284.51 (68,918.07 euros) for 32,783 patient samples and 147,893 tests. We calculated the total cost for PA test errors detected in the hospital as TRY 390,238.06, while the total cost for PA test errors detected in the central laboratory was TRY 48,046.45. 89% of the total cost was for PA errors detected in the hospital, and 11% was for the errors detected in the central laboratory. The 2019 direct PA error cost we calculated based on our hospital’s data was 0.153% of the 2019 hospital operating cost. We calculated the direct cost per rejected sample as TRY 13.37 (2.1 Euro).
CONCLUSION: Providing reliable laboratory service with the least possible financial loss is one of the main goals in terms of laboratory medicine. In achieving this goal, the prevention of error costs is a priority. The direct cost elements for the PA phase, where laboratory errors are concentrated, can be easily identified. The amount of PA phase error direct cost will attract the attention of health policy decision-makers and field professionals and inspire further research. Therefore, we tried to determine a threshold cost regarding interventions and practices required to prevent PA phase errors.

Preanalitik faz hataları olan 32.783 numune için doğrudan maliyet analizi

Giriş:
Laboratuvar sürecinde hatalar sıklıkla Preanalitik (PA) fazda meydana gelir. Çalışmada amaç, malzeme, lojistik, transfer, personel işgücü ve tıbbi atık dahil olmak üzere PA faz hatalarının doğrudan maliyet unsurlarını hesaplamaktır.
Yöntem:
Tıbbi laboratuvar PA faz hataları, Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi (LIMS) kullanılarak geriye dönük olarak incelendi. 836 yataklı Sağlık Bilimleri Üniversitesi Ümraniye Eğitim ve Araştırma Hastanesi'nin (UTRH) 2019 yılı laboratuvar verilerinin tamamını değerlendirdik. Malzeme, lojistik, transfer, insan kaynakları ve atık ile ilgili olarak PA hatalarının doğrudan maliyet unsurlarını saptadık. Prosedürü hem hastanede analiz edilen hem de merkez laboratuvara nakledilen numuneler açısından gerçekleştirdik.
Bulgular:
2019'da XTRH için çalışılmış olan 1.939.650 hasta numunesini ve 46.534.532 parametreyi analiz ettik. XTRH için reddedilen test ve numune (tüp) oranları sırasıyla %0,32 ve %1,7 olarak kaydedilmiştir.PA hatalarının toplam doğrudan maliyetini PA hatalı 32.783 hasta numunesi ve 147.893 test için 438.284,51 TL (68.918.07 Euro) olarak saptadık. Hastanede tespit edilen PA test hataları toplam maliyeti 390.238,06 TL, merkezi laboratuvarda tespit edilen PA test hataları toplam maliyeti 48.046,45 TL olarak hesaplandı. PA hatalarının toplam maliyetinin sırasıyla %89'u hastanede tespit edilen ve %11'i merkez laboratuvarda tespit edilen hatalara aittir. Kurumumuzun verilerine göre hesapladığımız 2019 direkt PA hata maliyeti, 2019 hastane işletme maliyetinin %0,153'ü oranındadır. Reddedilen numune başına doğrudan maliyeti 13,37 TL (2,1 Euro) olarak hesapladık.
Sonuç:
Mümkün olan en az mali kayıp ile güvenilir laboratuvar hizmetini gerçekleştirmek laboratuvar tıbbı açısından başlıca hedeflerdendir. Bu hedefe ulaşmada hata maliyetlerinin önlenmesi önceliklidir. Laboratuvar hatalarının yoğunlaştığı PA faz için doğrudan maliyet unsurları, kolayca tespit edilebilir. PA faz hata direkt maliyeti tutarı sağlık politikaları karar vericilerinin ve alan profesyonellerinin ilgisini çekerek daha ileri araştırmalara ilham verecektir. PA dönem hatalarını önlemek için gerekli girişim ve uygulamalar açısından bir eşik maliyet tespit etmeye çalıştık. (NCI-2022-2-14/R1)